3.1. Đo lường hiệu quả chuyển đổi số với Productivity Score

Productivity Score của MS Office 365 không chỉ là công cụ đánh giá hiệu suất, mà còn là bản đồ dẫn đường cho quản trị viên CNTT hiểu rõ về hành trình chuyển đổi số và cách tối ưu hóa sử dụng MS Office 365. Tính năng này quét toàn bộ hệ thống, phân tích số liệu, và đo lường trải nghiệm người dùng. Quản trị viên có thể hiểu tổng thể và đưa ra giải pháp toàn diện để khai thác đầy đủ tiềm năng của các công cụ.

Để kích hoạt tính năng này, quản trị viên chỉ cần truy cập Microsoft 365 Admin Center, chọn Report, và bật Productivity Score. Điều này giúp họ nắm bắt thông tin cần thiết để định hình chính sách và triển khai các giải pháp tối ưu hóa hiệu suất.

3.2. Bố trí lịch họp với Scheduling Assistant 

Tổ chức cuộc họp với nhiều người tham dự trở nên dễ dàng hơn với tính năng Scheduling Assistant trong Microsoft Outlook. Điều này giúp người dùng lựa chọn khung thời gian phù hợp cho tất cả nhân viên mà không gặp khó khăn. Tính năng này còn cho phép tìm phòng họp phù hợp và trống để tổ chức cuộc họp một cách thuận tiện.

Bằng cách sử dụng Scheduling Assistant, người dùng chỉ cần bấm vào Calendar, chọn New Meeting, và thêm thông tin người tham dự. Tính năng này sẽ tự động đề xuất thời gian và không gian phòng họp, giúp tối ưu hóa quá trình tổ chức họp.

3.3. Quản trị phiên bản dữ liệu với Version History

Với Version History, lo lắng về thay đổi không mong muốn trong tệp dữ liệu là quá khứ. Mọi sửa đổi được lưu trữ để theo dõi và khôi phục từ danh mục lịch sử các phiên bản. Người dùng có thể truy cập OneDrive hoặc SharePoint, nhấp chuột phải vào tập tin muốn xem, và chọn Version History để xem danh sách các phiên bản, thời gian và người chỉnh sửa.

3.4. Tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp với Design Ideas

Việc tạo bố cục trình bày không còn là thách thức lớn với tính năng Design Ideas trong PowerPoint. Chỉ cần gõ nội dung muốn trình bày, Design Ideas sẽ nhanh chóng đề xuất cách bố trí đẹp mắt và chuyên nghiệp. Người dùng có thể tiết kiệm thời gian và tận dụng tính năng này bằng cách chọn Design Ideas từ tab Home trong Microsoft PowerPoint.

3.5. Phân tích dữ liệu hiệu quả với Analyze Data

Với công cụ Analyze Data trong Excel, quá trình phân tích dữ liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Công cụ này gợi ý đa dạng biểu đồ trực quan và giúp người dùng hiểu dữ liệu một cách sâu sắc. Để tận dụng, người dùng chọn toàn bộ bảng dữ liệu, nhấn vào tab Home và chọn Analyze Data từ thanh công cụ.

3.6. Chia sẻ an toàn và hiệu quả với OneDrive

Chia sẻ tệp và thư mục trở nên thuận tiện với OneDrive. Người dùng có thể đặt mật khẩu để bảo vệ liên kết chia sẻ và đặt ngày hết hạn cho sự an toàn. Đơn giản nhấp chuột phải vào tệp cần chia sẻ, chọn Share, và thiết lập mật khẩu và ngày hết hạn từ cài đặt liên kết.

3.7. Giao tiếp hiệu quả với mạng xã hội Doanh nghiệp Yammer

Yammer là nền tảng mạng xã hội dành cho nhân viên trong doanh nghiệp, giúp họ chia sẻ ý tưởng, thảo luận, và tạo một môi trường lành mạnh. Được ví như phiên bản doanh nghiệp của Facebook.